현장 직원이 자재와 식대를 먼저 결제하고 정산서를 보냈습니다. 개인카드 전표도 있고, 간이영수증도 있습니다. 회사 통장에서 돈을 돌려줬으니 비용으로 처리해도 될까요?
회사 업무를 위해 실제 지출한 돈인지와 법에서 요구하는 증빙을 받았는지는 나눠 판단해야 합니다. 적격증빙이 부족하다고 모든 비용이 사라지는 것은 아니지만, 송금 내역만 있다고 비용 인정과 부가세 공제가 모두 해결되는 것도 아닙니다. 법인세법 제19조 법인세법 시행령 제158조
영수증이 있어도 누구를 위한 지출인지 봅니다
법인카드로 결제한 대표자 가족의 생활비와 직원이 개인카드로 대신 결제한 현장 소모품을 비교해 보십시오. 회사 비용인지 판단할 때에는 카드 이름보다 실제 사용처와 목적을 먼저 봅니다. 가족 생활비는 회사카드 전표가 있어도 업무상 비용으로 보기 어렵습니다. 직원의 대납은 업무 관련성과 실제 거래, 회사의 정산 내역을 연결해 설명해야 합니다.
현장명, 구입한 물건, 사용 부서, 대납자와 정산일을 전표에 붙여 두는 이유입니다. 기업업무추진비는 법인명의 카드 등 별도 요건이 있으므로, 일반적인 직원 대납과 똑같이 처리하지 않습니다. 기업업무추진비의 증빙과 한도는 17편에 이어집니다.
간이영수증은 2%와 부가세를 따로 계산합니다
일반적인 사업자 거래에서 건당 금액이 부가세를 포함해 3만원을 초과하면 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 등 법정 지출증명을 확보하는 것이 원칙입니다. 법령에 정한 예외에 해당하는지도 함께 봅니다. 여러 물건을 한 번에 산 거래를 영수증만 잘게 나눠 기준 이하로 만들 수는 없습니다. 법인세법 시행령 제158조 · 관련 요건 2
가령 직원들의 현장 식대 55만원을 현금으로 지급하고 간이영수증만 받았다고 하겠습니다. 실제 업무상 지출임을 설명해 법인세상 비용이 인정되는 경우라도, 지출증명 수취의무와 예외를 검토한 결과 불성실 가산세 대상이면 55만원의 2%인 1만1천원이 별도로 생길 수 있습니다. 반면 거래 자체가 허위라면 가산세만 내고 비용으로 인정받는 문제가 아닙니다. 법인세법 제75조의5
부가세도 별도입니다. 간이영수증의 총액을 임의로 1.1로 나누어 매입세액으로 공제하지 마십시오. 공급자의 과세 유형, 증빙의 종류·기재사항과 면세사업 관련 등 공제 제한을 다시 확인해야 합니다. 부가가치세법 제39조
예외 거래에도 남겨야 할 자료가 있습니다
법인이 아닌 농어민에게 직접 구입한 거래, 원천징수대상 사업소득 용역을 적법하게 원천징수한 거래 등에는 지출증명 수취 예외가 규정돼 있습니다. 모든 개인 용역비에 3.3%를 떼면 예외가 되는 것은 아닙니다. 거래의 소득 구분이 먼저 맞아야 합니다. 법인세법 시행령 제158조 제2항
국외 거래와 택시비, 법인이 아닌 자에게 토지·주택을 구입하는 거래 등은 시행규칙의 예외 범위를 확인합니다. 일부 부동산 임차료·중개수수료 등에는 금융기관 송금에 더해 법인세 신고서에 경비 등의 송금명세서를 붙여야 하는 조건이 있습니다. 모든 계좌이체가 예외가 되는 것은 아니며, 부가세법상 발급·공제 요건까지 면제되는 것도 아닙니다. 법인세법 시행규칙 제79조
직전 사업연도 수입금액이 30억원 이상인 법인에는 지출증명서류 합계표의 작성·보관 의무도 있습니다. 전자 증빙의 별도 보관을 생략할 수 있는 규정과, 거래의 실재를 설명할 업무 자료를 확보하는 일은 구분해야 합니다. 법인세법 시행령 제158조 · 관련 요건 3
지출증명은 원칙적으로 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관합니다. 공제에 사용한 오래된 이월결손금과 관련된 서류는 보관기간이 더 길어질 수 있습니다. 5년이 지나기만 하면 모든 자료를 폐기해도 된다는 뜻은 아닙니다. 법인세법 제116조
결산 때 영수증을 한꺼번에 찾기보다 직원 정산서에 현장·목적·거래 상대·증빙 종류·정산 내역을 함께 받으십시오. 증빙이 빠졌을 때도 무엇을 추가 확인해야 하는지 바로 드러납니다.
지창언 세무사