점심값, 회식비, 발주처와의 저녁 식사가 모두 식당에서 결제됩니다. 장부에서 한꺼번에 ‘식대’로 모아도 될까요?
같은 음식값이라도 누구에게 어떤 목적으로 제공했는지에 따라 처리가 달라집니다. 직원의 복리후생, 공사계약을 이행하기 위한 부담, 거래 관계를 원활하게 하려는 접대, 대표자 개인의 식사는 서로 다른 지출입니다. 기업업무추진비는 종전의 접대비를 가리키는 현행 법령 용어입니다. 법인세법 제19조 법인세법 제25조
협력업체 직원이라는 이유만으로 접대는 아닙니다
회사 직원에게 통상적으로 제공한 현장 식사는 복리후생의 성격을 먼저 봅니다. 발주처 관계자에게 친목과 거래 유지를 위해 제공한 식사는 기업업무추진비 여부를 검토합니다. 그런데 식사 상대가 협력업체 직원이라는 사실만으로 무조건 후자라고 할 수는 없습니다.
하도급계약에서 현장 식사를 제공하기로 했는지, 공동 작업 수행을 위해 필요한 비용인지, 특정인과 친목을 도모하기 위한 자리였는지를 살펴야 합니다. 계약상 부담하는 작업 비용이라면 계약과 현장 운영 기록이 중요한 자료가 됩니다. 반대로 직원 복리후생비라는 계정에 넣었어도 실제 사용이 거래처 접대이면 계정 이름을 바꾼 효과는 없습니다.
대법원은 전산개발 회사가 협력업체 직원에게 제공한 야근 식대·간식비를 접대비로 보지 않은 사례가 있습니다. 회사가 그 비용을 부담하는 전제에서 용역대가를 낮춰 정한 사정, 실제 지급 규모와 업무 목적 등을 함께 보았습니다. 식사 제공을 계약서에 한 줄 적었는지뿐 아니라 실제 약정과 수행 내용을 보아야 한다는 뜻입니다. 모든 협력업체 식사를 직원 복리후생비로 분류하라는 판결은 아닙니다. 대법원 2007두26650, 2008.7.10.
불특정 다수에게 분양 정보를 알리기 위한 광고와 특정 거래 상대에게 제공한 선물도 다릅니다. 광고 매체·배포 대상·대가를 확인하고, 대가 없이 재산을 제공했다면 기부금 해당 여부까지 나눠 보아야 합니다. 대표자의 동창·친지 경조사비는 회사 업무와의 관련성이 실제로 있는지부터 확인해야 합니다.
한도보다 증빙에서 먼저 탈락할 수 있습니다
기업업무추진비에는 한 차례 지출의 법정 증빙 요건과 연간 손금 한도가 함께 적용됩니다. 한 차례 지출이 3만원을 초과하면 법정 증빙이 필요한 것이 원칙이고, 경조사비는 그 기준이 20만원입니다. 기준 이하라도 업무 관련성과 실제 지급 사실은 설명할 수 있어야 합니다. 법인명의 신용카드 요건이 있는 지출을 직원 개인카드 대납과 같은 방식으로 처리해서는 안 됩니다.
기업업무추진비의 증빙·카드 요건: 시행령 제41조 법인세법 제25조 · 관련 요건 2
연간 기본한도는 사업연도가 12개월인 경우 일반법인 1천200만원, 중소기업 3천600만원이고 수입금액별 한도를 더해 계산합니다. 특수관계인 매출, 일정한 부동산임대 법인, 문화 관련 지출 등의 별도 규정에 따라 결과가 달라질 수 있습니다. ‘중소기업이니 3천600만원만 비용’이라고 계산을 끝내지 않습니다. 법인세법 제25조 · 관련 요건 3
예를 들어 일반적인 중소기업의 12개월 사업연도 수입금액이 40억원이고 모두 비특수관계인 매출이며 다른 조정·특례가 없다고 하겠습니다. 기본한도 3천600만원에 수입금액 40억원의 0.3%인 1천200만원을 더하면 일반 한도는 4천800만원입니다. 적격한 증빙이 없어 먼저 손금에서 제외되는 금액까지 이 한도 안에 넣어 구제할 수 있는 것은 아닙니다.
법인세 비용과 부가세 공제는 다른 답이 나옵니다
기업업무추진비 관련 매입세액은 공제되지 않습니다. 반면 통상적인 직원 식대도 무조건 공제되는 것은 아닙니다. 과세사업 관련성, 공급자의 유형과 증빙, 면세사업 관련 여부를 함께 따져야 합니다. 국민주택 면세 공사 현장의 식대를 전액 환급 대상으로 넣지 마십시오. 부가가치세법 제39조
식대 정산서에는 참석 인원뿐 아니라 소속·목적·공사계약상 부담 여부를 간단히 적으십시오. 몇 달 뒤 식당 이름만 남아 있으면 복리후생인지 접대인지 설명하기 어렵습니다. 잘 구분한 식대 장부는 세금을 줄이는 요령보다 먼저, 회사가 누구를 위해 돈을 썼는지를 보여 줍니다.
지창언 세무사